Máy chấm công

Máy chấm công là gì?

Máy chấm công là thuật ngữ cơ bản thường dùng cho người lao động, người làm văn phòng ở các công ty, công trình, doanh nghiệp, xí nghiệp, … đây là dòng máy chuyên dụng dùng để ghi nhận thời gian chấm công của nhân viên khi đến nơi làm việc.

Trong bộ phận nhân sự của công ty hay doanh nghiệp thì máy chấm công hỗ trợ tốt về mặt thu thập và quản lý dữ liệu chấm công hàng ngày của từng nhân viên. Nhưng trong một số trường hợp, ví dụ như trong hệ thống rà soát cửa ra vào thì nó còn kiêm thêm cả chức năng điều khiển khóa điện từ nhằm kiểm soát khu vực cửa ra vào của công ty hay doanh nghiệp.

Các loại máy chấm công

Máy chấm công thẻ từ

Cũng là một loại máy chấm công nhưng loại này sử dụng thẻ từ (thẻ cảm ứng). Mỗi một thẻ từ được phát cho nhân viên sẽ là một chiếc thẻ thông minh đã được mã hóa một dãy số 16 bit do hãng sản xuất đã cung cấp trước đó. Mỗi lần cần chấm công người nhân viên phải check thẻ từ vào mặt máy chấm công để nó nhận diện và lưu vào khu lưu trữ dữ liệu.

Máy chấm công bằng vân tay

Đây là loại máy hỗ trợ chấm công bằng hình thức sử dụng dấu vân tay cá nhân của từng người. Mỗi nhân viên sẽ được đăng ký lấy mẫu vân tay, bộ lưu trữ của máy sẽ lưu lại và quản lý. Mỗi lần cần chấm công nhân viên phải đặt ngón tay vào máy và nó sẽ tự động dò tìm với kho lưu trữ vân tay đã lưu trước đó và trả kết quả ra bằng tiếng “bíp” (Nếu nó nhận dạng đúng) hoặc tiếng “Tè” nếu nó không xác định được danh tính nhân viên.

Cũng có nhiều loại máy chấm công sử dụng nhiều hình thức khác nhau cho mỗi kết quả trả về khi nhân viên chấm công. Đó có thể là dấu X hoặc dấu V hiển thị trên màn hình, giọng nói phát ra xác nhận việc nhận dạng đã hoàn tất, …

Máy chấm công bằng nhận diện khuôn mặt

Là một dạng đặc biệt sử dụng khuôn mặt để xác định danh tính nhân viên đang thực hiện chấm công. Hình thức này cũng phải được mã hóa và lưu trên bộ nhớ máy các mẫu khuôn mặt từ trước. Khi tiến hành chấm công bằng nhận diện khuôn mặt, máy sẽ chụp ảnh và so sánh mẫu khuôn mặt đó với những mẫu đã được lưu trên hệ thống để xác định danh tính và tiến hành chấm công cho nhân viên.

Phương thức hoạt động

Cho dù là dòng máy chuyên chấm công bằng thẻ từ, dấu vân tay hay nhận diện khuôn mặt thì cũng đều có phương thức hoạt động cơ bản như sau:

Đầu tiên, nhân viên sẽ được lấy mẫu từ trước và hệ thống tự động lưu lại mẫu đó. Khi nhân viên tiến hành chấm công, nó sẽ liên kết và xác nhận với mẫu đã lưu trong hệ thống. Nếu thông tin trùng khớp với mẫu có tồn tại trong hệ thống thì nó sẽ lưu thông tin chấm công đó vào bộ nhớ máy. Dữ liệu này người dùng (thường là phòng hành chính nhân sự, kế toán, …) sẽ có thể xem và quản lý thông qua các phần mềm để tiến hành báo cáo hay tính lương cho nhân viên.

Lựa chọn máy chấm công phù hợp

Sở thích

Lựa chọn máy chấm công nào cho doanh nghiệp của bạn không phải là điều dễ dàng khi mà trên thị trường có rất nhiều dòng máy cho bạn lựa chọn. Dẫu vậy thì yếu tố sở thích vẫn là quan trọng nhất. Nếu bạn thích kiểu truyền thống và phổ biến thì có thể tính đến phương án mua máy để chấm công bằng thẻ từ hoặc giấy. Còn nếu bạn muốn bảo mật tốt thì có thể sử dụng loại phương thức nhận diện vân tay hay khuôn mặt, …

Quy mô công ty

Tiêu chí lựa chọn máy chấm công dựa trên quy mô lớn hay nhỏ của công ty, doanh nghiệp. Cụ thể:

Đối với những doanh nghiệp chưa đến 20 nhân viên: Có thể sử dụng các loại có những tính năng cơ bản và theo hình thức chấm công bằng giấy hay thẻ từ. Loại model phù hợp là dòng model Ronald Jack H3.

Đối với những doanh nghiệp dưới 100 nhân viên: Nên chọn những chiếc máy có cấu hình cỡ 3000 dấu vân tay, ít nhất 100.000 lần chấm công, có thể kết nối mạng để truyền tải và lưu trữ dữ liệu.

Đối với những doanh nghiệp có số nhân viên trung bình từ hơn 100 đến dưới 500 nhân viên: Nên sử dụng các dòng có chỉ số lớn hơn và bố trí khoảng ít nhất 2 máy như U160, 4000TID-C, …

Còn đối với doanh nghiệp lớn trên 500 nhân viên: Cần sử dụng máy có dung lượng lưu trữ siêu lớn và ít nhất từ 5 đến 10 máy có cấu hình trung bình 10.000 dấu vân tay, 200.000 lần chấm công, …

Công ty đặc thù

Tính chất đặc thù của công ty cũng là một tiêu chí để người dùng cần cân nhắc trước khi chọn mua máy chấm công. Nếu doanh nghiệp không có máy tính, không sử dụng mạng, … hoặc những công ty sản xuất phân phối các dòng sản phẩm liên quan tới dầu mỡ, các chất bào mòn da tay, … thì nên chọn các loại chấm công bằng thẻ cảm ứng hoặc thẻ giấy.

Kết luận

Máy chấm công là một thiết bị văn phòng không thể thiếu cho các doanh nghiệp, công ty, xí nghiệp, … Đến ngay Pcxanh để có được lựa chọn tốt nhất nhé!